Lần đầu mình được tiếp xúc công thức 5W+1H là trong lớp học Báo chí vào năm 2013. Khi tìm hiểu mình mới biết, 5W+1H được gắn liền với nhà văn và nhà thơ người Anh Rudyard Kipling, người đầu tiên giới thiệu các yếu tố này trong bài thơ “Just So Stories” xuất bản năm 1902 (nên phương pháp này còn được gọi là phương pháp Kipling). Tuy nhiên, gốc rễ của việc đặt câu hỏi 5W này đã xuất hiện từ thời triết học Hy Lạp cổ đại (như nhà hùng biện Hermagoras xứ Temenos) và truyền thống báo chí từ lâu đời.
Trong viết báo chí, 5W+1H đại diện cho sáu câu hỏi cốt lõi mà người viết cần trả lời, đó chính là Who (Ai), What (Cái gì), Where (Ở đâu), When (Khi nào), Why (Tại sao) và How (Như thế nào). Theo đó:
- Who (Ai): Xác định nhân vật, đối tượng tham gia hoặc chịu ảnh hưởng bởi sự việc.
- What (Cái gì): Nêu rõ vấn đề, sự kiện hoặc bản chất của câu chuyện đang diễn ra.
- Where (Ở đâu): Xác định địa điểm hoặc bối cảnh không gian xảy ra sự việc.
- When (Khi nào): Cung cấp yếu tố thời gian, mốc thời điểm hoặc thời gian diễn ra sự kiện.
- Why (Tại sao): Giải thích nguyên nhân, lý do hoặc động lực đằng sau sự việc.
- How (Như thế nào): Mô tả diễn biến, phương thức hoặc cách thức mà sự việc xảy ra.
Sau này khi bước chân vào lĩnh vực làm tiếp thị nội dung, mình cũng luôn mang theo công thức này bên mình. Giờ đây, công thức này không chỉ dùng để đưa tin tức mà dịch chuyển thành công cụ thấu hiểu khách hàng và định hình nội dung trước khi đặt bút viết.
Khi hướng dẫn cho các bạn học viết để trở thành người viết tiếp thị nội dung hay các chủ Doanh nghiệp vừa và nhỏ, mình đều đưa ra công thức 5W+1H như một “kim chỉ nam” mà một người viết cần đáp ứng trong một bài viết.
Lúc này, người viết phải tự trả lời được câu hỏi:
- What: Mình đang viết nội dung gì?
- Who: Mình viết nội dung này cho ai?
- Why: Mình viết nội dung này với mục tiêu gì?
- Where: Mình viết nội dung này cho kênh nào?
- When: Mình viết nội dung này khi nào?
- How: Mình viết như thế nào?
Bây giờ, mình sẽ phân tích sâu hơn này để bạn được nắm rõ hơn nhé:
1. What: Mình đang viết nội dung gì?
Trước tiên, hãy làm rõ bạn đang viết về chủ đề nào. Đây là phần “xác định tọa độ” cho toàn bộ bài viết sau này. Một khi đã xác định rõ ràng và chính xác chủ đề cần viết thì nội dung triển khai càng dễ thực hiện và dễ đi vào đúng trọng tâm. Điều này cũng tránh được tình trạng viết A mà lạc sang B gây lan man rối rắm cho người đọc.
Lấy ví dụ, nếu bạn định viết về “5 cách đốt bay 4kg mỡ trong 3 tuần” thì bạn cần cam kết nội dung sẽ xoay quanh 5 cách cụ thể, không lan man sang chuyện quản lý tài chính cá nhân hay chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.
2. Who: Mình viết nội dung này cho ai?
Hiểu rõ người đọc là ai chính là yếu tố quan trọng giúp bạn chọn đúng giọng văn, cách diễn đạt cũng như lựa chọn dẫn chứng phù hợp cho bài viết. Cùng một nội dung, nhưng cách trình bày, ví dụ và ngôn ngữ sẽ có sự thay đổi linh hoạt để có thể tạo được sự kết nối với người đọc.
Dù bạn đang viết về lĩnh vực nào đi chăng nữa, thì việc xác định viết cho newbie sẽ khác với người đã làm trong nghề lâu năm, hoặc cho khách hàng cũng sẽ khác với hai nhóm trên. Nếu viết cho người mới, bạn cần giải thích rõ ràng, tránh dùng từ chuyên môn quá sâu. Nếu viết cho người trong nghề, bạn nên ưu tiên đi thẳng vào insight, case study, ví dụ thực tế. Còn viết cho khách hàng, tốt nhất nên tập trung vào lợi ích, cảm xúc và cả những giải pháp thiết thực nhất có thể mang lại cho họ. Đó đều là những nội dung bản thân mình đã viết trong suốt quá trình làm nghề và mang lại hiệu quả rõ rệt.
3. Why: Mình viết nội dung này với mục tiêu gì?
Một người viết tiếp thị nội dung chuyên nghiệp dù viết thuê hay viết cho chính Doanh nghiệp của mình cũng đều sẽ gắn liền với một mục tiêu nhất định. Thông thường sẽ là những mục tiêu như là:Viết để chia sẻ kiến thức, viết để tăng nhận diện thương hiệu, viết để tăng tương tác trên mạng xã hội, viết để bán hàng,…
Mỗi một mục tiêu sẽ có cách triển khai khác nhau ở tone giọng, cấu trúc bài, cách CTA,…Và chính việc xác định mục tiêu viết ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được tình trạng viết cho đã nhưng không biết để làm gì.
Bản thân mình khi viết tiếp thị nội dung đa kênh cũng luôn xác định mục tiêu viết rõ ràng trước khi bắt đầu. Ví dụ nếu cần viết để chia sẻ kiến thức thì bài viết cần đầy đủ thông tin, có thể kèm theo tài liệu, checklist. Nếu viết để bán hàng, mình thường ưu tiên nhấn mạnh lợi ích, giải quyết vấn đề và dẫn dắt người đọc đến hành động cụ thể (mua hàng, inbox, để lại thông tin…). Còn nếu muốn viết một bài để tương tác, mình sẽ khéo léo sử dụng ngôn ngữ hướng đến cảm xúc và hành vi của người đọc (chẳng hạn như vui vẻ, yêu, ghét, đồng cảm,…) để gắn kết với hơn với độc giả.
4. Where: Mình viết nội dung này cho kênh nào?
Nội dung viết ra, đặc biệt là nội dung tiếp thị sẽ được hiển thị ở nhiều kênh khác nhau (Blog, fanpage, group,…). Mỗi nền tảng sẽ có mỗi tiêu chí riêng (mình thường hay gọi là luật chơi sân khách) nên việc của chúng ta là phải hiểu và xác định chính xác nơi hiển thị bài đăng thì mới có thể xây dựng những nội dung phù hợp với những tiêu chí của các sân chơi đó được.
Thường thì khi viết cho Blog, mình sẽ chú trọng những nội dung dài hơn, chuyên sâu hơn, có thể kèm hình ảnh, heading, bullet points. Khi viết cho fanpage, những dạng content ngắn gọn, bắt trend tốt, CTA rõ ràng sẽ được ưu tiên. Khi hoạt động trong cộng đồng chuyên môn, những bài viết mang tính cá nhân, trải nghiệm thực tế hay câu hỏi tương tác sẽ phù hợp hơn.
Đừng cố viết một bài 2000 chữ rồi mang đi post Facebook, và cũng đừng đăng một bài cảm xúc 200 chữ lên website công ty.
5. When: Mình viết nội dung này khi nào?
Trong viết tin, bài báo chí, when là thời điểm diễn ra sự việc cần được cung cấp trong bài để người đọc được nắm rõ. Ví dụ như “Vào lúc 8h00 sáng ngày 26/5/2025 – đó chính là when.”
Tuy nhiên theo mình trong viết lách nói chung, hoặc viết tiếp thị quảng cáo nói riêng, chúng ta không nhất thiết phải quy định when là thời điểm diễn ra sự vật sự việc.
Thay vào đó, chúng ta có thể hiểu when là thời điểm triển khai và đăng tải bài viết. Ví dụ như trong marketing, when của một bài viết có thể rơi vào các thời điểm như chuẩn bị triển khai chiến dịch ra mắt sản phẩm mới, đẩy mạnh quảng cáo cho chiến dịch, tổ chức sự kiện,…
Thời điểm đúng cần phải đáp ứng 2 tiêu chí đó là sự phù hợp và sự liên quan. Bạn viết bài chia sẻ về “Xu hướng content 2025” thì đừng để đến giữa năm 2026 mới đăng. Hoặc nếu bạn muốn “đánh vào cảm xúc” của người đọc, hãy gắn nó vào một thời điểm cụ thể như: dịp lễ, cuối năm, đầu tuần, sinh nhật,…
Việc chọn đúng thời điểm giúp nội dung của bạn chạm đúng cảm xúc, đúng nhu cầu và tăng khả năng được chú ý hơn hẳn.
6. How: Mình viết như thế nào?
Trong viết báo, How cung cấp diễn biến chi tiết của một sự vật sự việc, cách thức xảy ra, quy trình cụ thể như thế nào. Ví dụ như vụ cháy xảy ra như thế nào? Nguyên nhân bắt nguồn từ đâu? Ngọn lửa lan rộng ra sao? Lực lượng chữa cháy đã xử lý như thế nào? Còn trong ngữ cảnh viết content marketing hoặc viết sáng tạo, How sẽ là việc xác định phong cách viết, giọng văn, kết cấu bài viết phù hợp với mục tiêu và đối tượng đọc.
Có thể cùng một nội dung nhưng cách viết nhẹ nhàng, cảm xúc sẽ khác hẳn với cách viết logic, nhiều dẫn chứng và số liệu.
Ví dụ:
Cũng là nói về việc tập luyện, nhưng nếu viết cho người từng bỏ tập thì chúng ta có thể bắt đầu bằng câu chuyện cá nhân, cảm xúc thất vọng và hành trình quay lại. Còn nếu bạn viết cho dân chuyên tập thể hình, bạn sẽ đi thẳng vào kỹ thuật, bài tập và quy trình.
Cũng là nói về tập luyện, nhưng nếu viết cho mạng xã hội thì giọng văn có thể gần gũi, tự nhiên hơn. Còn nếu viết để bán hàng thì ngữ khí nên hướng đến sự thuyết phục tập trung vào lợi ích. Hoặc nếu viết cho kênh báo chí nào đó để PR cho thương hiệu thì tốt nhất nên chọn giọng văn khách quan, trung lập.
Ngoài ra, “How” cũng bao gồm cả hình thức trình bày. Ví dụ như Viết kiểu liệt kê? Dạng kể chuyện? Infographic, slide, carousel hay video?
Rất nhiều người bắt đầu viết bằng cảm hứng và điều đó không sai. Nhưng nếu bạn muốn viết để người khác dễ đọc, dễ hiểu và làm đúng mục tiêu bạn đặt ra, thì việc xác định công thức 5W + 1H trước khi đặt bút là điều không thể bỏ qua.
Đừng coi thường bước chuẩn bị này. Vì chính nó là “bệ phóng” để bạn triển khai bài viết một cách mạch lạc, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa và tăng hiệu quả truyền tải gấp nhiều lần.
Cuối cùng, mình muốn nhấn mạnh rằng: “Viết hiệu quả không chỉ bắt đầu từ câu chữ mà bắt đầu từ tư duy chiến lược.
Bạn có thể lưu 5W + 1H lại, viết ra giấy, dán lên màn hình máy tính, hay đơn giản là tự hỏi bản thân mỗi khi sắp viết một bài nào đó: Viết cái gì – cho ai – để làm gì – đăng ở đâu – đăng khi nào và viết như thế nào.
Ở bài viết sau, nhớ vạch rõ 5W + 1H trước khi bắt tay vào viết nha.Trong những bài viết sau, mình sẽ chia sẻ rõ hơn về How – tức là viết như thế nào để giúp bạn có cái nhìn rõ nét hơn về việc nâng cao kỹ thuật viết của mình nhé. Hi vọng bạn sẽ tiếp tục đón đọc./
Xem thêm: 4 bước tự đánh giá kỹ năng viết – Biết mình ở đâu để viết tốt hơn
