Thường thì khi viết xong một bài viết, nhiều người có thói quen biên tập lại chỉ để sửa lỗi chính tả hoặc chỉnh lại vài câu cho mượt mà. Điều này thực sự cần thiết, nhưng bản thân mình thấy nó chỉ dừng lại ở việc cần chứ chưa đủ. Một bài viết tốt trước khi xuất bản ra cần phải kiểm tra biên tập ở nhiều tầng khác nhau. Ngoài câu chữ, cần phải rà soát lại logic, ngữ pháp, số liệu, tên riêng, thuật ngữ, dẫn chứng,…
Nếu bỏ qua những bước này, bài viết có thể rơi vào tình huống đáng tiếc như câu chữ trau chuốt những thông tin lại thiếu chính chính xác, ngôn từ bay bổng nhưng lập luận lại thiếu đi chặt chẽ. Vậy nên khi biên tập, người viết chúng ta nên tập thói quen kiểm tra nhiều lớp thông tin khác nhau.
Và dưới đây là cách kiểm tra và biên tập lại các lớp đó:
Kiểm tra lại tính logic của lập luận
Mình từng nhiều lần rơi vào trường hợp viết nhưng không để ý đến tính logic của lập luận. Nghĩa là ý trước và ý sau không thực sự liên kết với nhau, hoặc lập luận bị nhảy cóc.
Ví dụ như “Viết tốt cần rất nhiều cảm hứng. Vì vậy người viết nên học cách xây dựng cấu trúc bài viết rõ ràng.” Hai câu này đứng cạnh nhau nhưng logic lại chưa thực sự chặt chẽ. Nếu viết tốt cần cảm hứng, thì việc xây dựng cấu trúc chưa chắc đã là hệ quả trực tiếp.
Lúc này, ta có thể sửa lại hai câu trên bằng cách làm cho mối quan hệ của nó được rõ hơn là: “Nhiều người nghĩ viết tốt phụ thuộc nhiều vào cảm hứng. Nhưng trên thực tế, cảm hứng thường đến sau khi bạn đã có một cấu trúc rõ ràng. Vì vậy, việc xây dựng dàn ý trước khi viết là bước rất quan trọng.”
Để không rơi vào tình huống như trên, trong quá trình biên tập bạn cần nhạy bén trong việc trả lời câu hỏi: ý sau có thực sự xuất phát từ ý trước hay không, hay có bước nào lập luận đang bị bỏ qua hay không,…Bạn cũng có thể tự đặt mình vào vị trí người đọc xem khi đọc câu này mình đã hiểu rõ ý chưa, có cần thêm một câu giải thích nào nữa để hiểu mạch bài viết hay không.
Chỉ vài bước đơn giản vậy thôi là bạn đã có thể giúp lập luận bài viết trở nên rõ ràng hơn rất nhiều.
Xem thêm: Tổ chức lại cấu trúc bài viết: Bước biên tập quan trọng đầu tiên
Rà soát lỗi ngữ pháp, cấu trúc câu
Một trong những lỗi không quá nghiêm trọng nhưng lại khiến các câu văn trở nên khó hiểu, đó chính là gặp lỗi ngữ pháp và cấu trúc câu.
Chẳng hạn với câu “Khi viết Blog cần chú ý cấu trúc nội dung để giúp người đọc dễ theo dõi“. Bạn có thấy câu này thiếu chủ ngữ không? Về mặt ngữ pháp, câu này không sai hoàn toàn nhưng chủ ngữ đã bị lược bỏ. Câu đúng sẽ là: “Khi viết bài blog, người viết cần chú ý đến cấu trúc nội dung để giúp người đọc dễ theo dõi.”
Bên cạnh đó, bạn cũng cần kiểm tra xem câu có quá dài, có quá nhiều mệnh đề không, chủ ngữ và vị ngữ có rõ ràng không, các thành phần trong câu có bị thiếu hoặc lặp lại không cần thiết không,…
Nhiều người mắc lỗi diễn đạt là do viết những câu không xác định rõ chủ ngữ và vị ngữ. Nguyên nhân phổ biến của lỗi này là do khi viết quá nhanh, người viết thường thêm nhiều cụm từ phụ khiến câu bị rối. Từ đó dẫn đến việc người đọc khó xác định được đâu là chủ ngữ.
Để kiểm tra câu có đầy đủ thành phần chủ ngữ vị ngữ là việc làm rất dễ dàng. Mình nghĩ ai cũng có thể thực hiện được. Từ thời tiểu học, chúng ta đã được thầy cô giáo hướng dẫn cách xác định chủ ngữ bằng cách xác định hành động chính trong câu rồi đặt câu hỏi: Ai/cái gì đang thực hiện hành động này? Phần trả lời cho câu hỏi đó chính là chủ ngữ của câu. Trở lại với câu “Khi viết bài blog, người viết cần chú ý đến cấu trúc nội dung để giúp người đọc dễ theo dõi.”. Ta có thể dễ dàng thấy: hành động chính trong câu này là “cần chú ý đến cấu trúc nội dung để giúp người đọc dễ theo dõi”. Còn chủ ngữ ở đây rõ ràng là: “người viết”. Ngoài ra còn có cụm trạng ngữ “khi viết bài blog” được đặt ở đầu câu.
Thực tế trong quá trình viết việc lược bỏ chủ ngữ cũng thường xuyên xảy ra. Việc lược bỏ vẫn có thể chấp nhận được, nhưng nếu lặp lại quá nhiều lần trong một bài viết thì câu văn sẽ trở nên khó hiểu. Vậy nên tốt nhất khi biên tập, chúng ta cần làm rõ hai thành phần cơ bản là chủ ngữ và vị ngữ để câu văn trở nên gọn gàng và dễ hiểu hơn.
Một mẹo dành cho bạn là có thể đọc to thành tiếng đoạn văn mình vừa viết. Khi đọc nếu thấy khó ngắt nhịp hoặc phải dừng lại giữa câu, rất có thể câu đó cần phải chỉnh lại. Những câu có có cấu trúc chưa rõ ràng thường sẽ lộ ra khá rõ khi đọc theo cách này.
Xem thêm: Nhận diện câu từ thừa trong bài viết và cách biên tập đúng
Kiểm tra lại số liệu và dẫn chứng
Một bài viết có số liệu, dẫn chứng thường mang đến cảm giác đáng tin cậy hơn cho người đọc. Tuy nhiên nếu số liệu sai hoặc không rõ nguồn thì độ tin cậy của bài viết sẽ giảm đi đáng kể.
Lấy một ví dụ để bạn hình dung rõ hơn điều này: “Theo một khảo sát, có đến 80% người viết blog gặp khó khăn khi xây dựng cấu trúc bài viết.” Câu này có thể khiến người đọc đặt câu hỏi khảo sát nào, thực hiện khi nào, đối tượng khảo sát là ai,…?
Do đó khi biên tập và nhận thấy số liệu dẫn chứng vẫn còn mơ hồ, bạn cần nêu rõ tên của cuộc khảo sát đó, thời gian thực hiện, cá nhân/tổ chức khảo sát là ai.
Ví dụ cũng câu trên nhưng mình có thể viết lại thành :”Theo khảo sát của HubSpot về thói quen viết blog, nhiều người gặp khó khăn khi tổ chức cấu trúc bài viết, đặc biệt ở phần triển khai nội dung.” Ngay cả khi không dẫn chứng một con số cụ thể, bạn vẫn nên đảm bảo rằng dẫn chứng trong bài có cơ sở rõ ràng, tránh những khẳng định quá chung chung.
Kiểm tra tên riêng, thuật ngữ, trích dẫn
Tên riêng, thuật ngữ hay trích dẫn là những chi tiết rất dễ sai sót. Bản thân mình đã từng một lần ghi sai tên lãnh đạo đơn vị trong một bài viết. Phải nói đây là một bài học lớn trong quá trình làm nghề của mình. Một số lỗi khác thường gặp như nhầm tên sách hoặc nguồn trích dẫn, dùng thuật ngữ không đúng ngữ cảnh. Chẳng hạn như “cuốn sách Atomic Habit của James Clear nói về việc xây dựng thói quen tốt“. Nhưng thực ra tên sách đúng là “Atomic Habits”. Một lỗi nhỏ như vậy có thể khiến người đọc cảm thấy người viết chưa thật sự cẩn thận với nguồn thông tin đưa vào bài viết. Lời khuyên dành cho bạn là khi biên tập bài viết, bạn nên dành thời gian tra lại tên tiêng, kiểm tra cách viết thuật ngữ và xác nhận lại nguồn trích dẫn. Hãy đảm bảo chắc chắn khi bước ra khỏi trang giấy, mọi thông tin trên đảm bảo chắc chắn đúng 100%.
Trên đây là một số cách biên tập tính logic, ngữ pháp, số liệu dẫn chứng và tên riêng, thuật ngữ bạn có thể tham khảo. Với những cách làm này, mình tin là dù bạn là người mới cũng có thể dễ dàng thực hiện. Đây là bài viết thứ 2 trong phần biên tập bài viết được mình thực hiện trong năm nay, bạn có thể theo dõi chuyên mục better writing của blog nguyenphucthao.com để tìm đọc toàn bộ nội dung liên quan đến tư duy và kỹ thuật viết nhé.
